Formations courtes, Secrétariat

ÊTRE SECRETAIRE AUJOURD’HUI

La gestion des activités et du temps
Diagnostic des activités : analyse d’une semaine de travail et recherche des causes de perturbation, réduction du stress
Critères d’une bonne gestion du temps : rythmes personnels et potentiels d’énergie, contraintes et exigences de l’entreprise
La relation au temps : maîtriser les délais, définir les priorités, organiser et planifier le travail, gérer l’imprévu.
La recherche de l’efficacité personnelle
Définition d’objectifs de travail mesurable : adéquation avec les objectifs de l’entreprise, choix de critères, évaluation des résultats, recherche de la qualité
La maîtrise de la fonction : analyse du poste
L’organisation sur le poste de travail

La capacité à bien communiquer
La situation de communication professionnelle : différents types de communication ; se connaître pour mieux communiquer, image de soi et valorisation de la fonction.
La transmission de l’information : éviter les “on dit” et les “mal dit”
La relation avec les autres
Relation avec la hiérarchie : attitudes et comportements, affirmation de soi, règles de la collaboration, méthodes de travail
Relation avec l’entourage professionnel : travail en équipe, partage du travail et des outils
Relation avec l’extérieur : fonction d’accueil, communication au téléphone

Outils de production : les matériels et leurs performances
Outils de consultation et de traitement de l’information : annuaires électroniques, bases de données, fichiers de références
Outils de communication : télex, téléphone, téléconférence et télécopie, messagerie, télétraitement et réseaux
Mise en commun des outils et des informations : le travail en réseau et le temps partagé, les systèmes intégrés
Techniques documentaires : consultation en temps réel, archivage informatisé, micro- fichiers
Méthodes de travail : règles de confidentialité et contrôles de sécurité, co- responsabilité des équipes et transferts d’activités entre cadres et secrétaires