Secrétariat

Nos Formations en secrétariat

DESCRIPTION DE LA FORMATION

1) La secrétaire et son organisation :

- La gestion des activités et du temps
- Diagnostic des activités : analyse d'une semaine de travail et recherche des causes de perturbation, réduction du stress
- Critères d'une bonne gestion du temps : rythmes personnels et potentiels d'énergie, contraintes et exigences de l'entreprise
- La relation au temps : maîtriser les délais, définir les priorités, organiser et planifier le travail, gérer l'imprévu.
- La recherche de l'efficacité personnelle
- Définition d'objectifs de travail mesurable : adéquation avec les objectifs de l'entreprise, choix de critères, évaluation des résultats, recherche de la qualité
- La maîtrise de la fonction : analyse du poste
- L'organisation sur le poste de travail

2) La communication professionnelle :

- La capacité à bien communiquer
- La situation de communication professionnelle : différents types de communication ; se connaître pour mieux communiquer, image de soi et valorisation de la fonction.
- La transmission de l'information : éviter les "on dit" et les "mal dit"
- La relation avec les autres
- Relation avec la hiérarchie : attitudes et comportements, affirmation de soi, règles de la collaboration, méthodes de travail
- Relation avec l'entourage professionnel : travail en équipe, partage du travail et des outils
- Relation avec l'extérieur : fonction d'accueil, communication au téléphone

3) Les nouvelles conditions de travail :

- Outils de production : les matériels et leurs performances

- Outils de consultation et de traitement de l'information : annuaires électroniques, bases de données, fichiers de références 

- Outils de communication : télex, téléphone, téléconférence et télécopie, messagerie, télétraitement et réseaux 
- Mise en commun des outils et des informations : le travail en réseau et le temps partagé, les systèmes intégrés
- Techniques documentaires : consultation en temps réel, archivage informatisé, micro- fichiers
- Méthodes de travail : règles de confidentialité et contrôles de sécurité, co- responsabilité des équipes et transferts d'activités entre cadres et secrétaires

DESCRIPTIF DE LA FORMATION

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1) Les différents degrés d'implication dans l'accueil :

- Rôle et missions de l'accueil dans le contexte spécifique de votre établissement
- La prise de conscience du rôle de l'accueil dans l'image de qualité de sa structure

2) Offrir un accueil téléphonique de qualité à ses interlocuteurs :

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- Comment transmettre une bonne image virtuelle au téléphone

- Les formules d'accueil au téléphone

- Les outils fondamentaux de la communication téléphonique

- Langage verbal : débit, rythme, intonation, volume de la voix
- L'accueil personnalisé au service de l'image de votre entreprise
- Comment développer la notion de Service

3) Offrir un accueil physique de qualité aux clients :

- Soigner sa présentation : vous représentez votre établissement !

- Maîtriser les attitudes positives

- Prendre en charge visuellement et physiquement chaque client

- Considération et impression d'être unique  

- Développer le sens du Service

4) Les gestes et attitudes qui font la différence :

- Maîtriser les fondamentaux de la communication (verbale et non verbale)

- Assurer un bon premier contact pour mettre en confiance le client (la 1re impression)

- Devenir l'ambassadeur de son entreprise en soignant sa présentation